Учет бумаги на предприятии через принтеры

До недавних пор было практически невозможно вести отчет количества используемой тем или иным сотрудником бумаги.

При этом неконтролируемое использование вашими специалистами этого ценного ресурса приводит к серьезным потерям, особенно если брать в расчет масштаб предприятия.

Наша компания Импульс предлагает вам комплексное решение для вашего бизнеса, позволяющее установить контроль эффективности использования печатного оборудования на вашем предприятии. Обратите свое внимание на то, что посредством представленного метода удается установить, какое количество бумаги расходуется на конкретном устройстве за тот или иной промежуток времени, выяснить, какие документы были распечатаны на принтере и кто из сотрудников осуществлял печать.

Оптимизация расхода офисной бумаги будет очень полезна для:

1. Компаний, специализирующихся на печати.
2. Офисов крупных организаций.
3. Бухгалтерских фирм.
4. Организацией, которые занимаются оптовыми и розничными продажами и т.д.

Среди преимуществ представленного метода следует выделить:

1. Получение четкой, фиксированной консалтинговой отчетности.
2. Выявление случаев злоупотребления сотрудниками своего положения в личных целях, пресечение вероятности использования рабочего оборудования для собственных нужд.
3. Открытие обширных возможностей экономии средств посредством четкого планирования и прогнозирования расходов.
4. Повышение эффективности использования систем печати на объекте.

Для того чтобы оценить все преимущества представленной методики, давайте рассмотрим гипотетические выгоды от его внедрения на примере вымышленного предприятия. Итак, представим, что материальная база компании в области печатного оборудования представлена шестью принтерами, которые используются тридцатью работниками фирмы. Осуществляя двухстороннюю печать в 50% случаев, специалисты расходуют более 220 тысяч листов бумаги в год, вызывая затраты в размере 217 тысяч рублей. Можно заметить, что для компании такого размера имеет место нерациональное использование имеющихся материалов, в то время как в идеале предстоит снизить расходы как минимум на 30%. Для этого используется специальное программное обеспечение, правильная настройка которого позволит достигнуть поставленной цели всего за несколько недель. Основную проблему на предприятии можно охарактеризовать как отсутствие контроля и постоянное использование печатной техники в личных целях сотрудников, что недопустимо. Учитывая прогнозируемую экономию, было принято решение о создании системы учета. В конечном счете, удалось уменьшить расходы предприятия по этому пункту на 30%, что составляет более шестидесяти тысяч рублей. Стоимость внедрения учетной программы – 34 тысячи рублей, а ее обслуживание – 15 тысяч рублей в год. При этом общий экономический эффект от внедрения ПО, с учетом повышения эффективности рабочего процесса, составила более чем 150 тысяч рублей в год. Следует отметить, что в зависимости от масштабности печати, прибыль предприятия от внедрения программного обеспечения сильно увеличивается в геометрической прогрессии, в то время как стоимость реализации проекта учета возрастает не так сильно. Если не рассматривать масштабы потерь, то может показаться, что ничего существенного от того, что каждый сотрудник распечатает несколько листов «для себя» нет. Однако фактически дела обстоят иначе. Итак. Представьте, каждый из сотен сотрудников печатает несколько листов, которые напрямую не связаны с его профессиональными обязанностями. Даже при условии черно-белой, а не цветной печати, при стоимости в 1.5 рублей за лист, потери компании за год составят десятки тысяч рублей.           Технические особенности

Решение создается на базе функциональных возможностей O&K Print Watch.

Далее программа ведет учет, позволяя ознакомиться с содержанием каждого распечатанного фрагмента и данными сотрудников, которые несут за это ответственность.

 Свяжитесь с нашими консультантами, чтобы узнать больше или посетите наш офис в городе Благовещенск (Амурская область).